Durée de conservation
Durée de conservation : combien de temps garder une donnée
La durée de conservation est le temps pendant lequel une donnée personnelle peut être gardée. Elle se fixe pour chaque finalité, avant le début du traitement. Une donnée conservée sans durée définie constitue un manquement, indépendamment de son utilité réelle.
Les trois phases d’une durée de conservation
| Phase | Ce qui se passe | Accès |
|---|---|---|
| Base active | Usage courant du traitement | Équipes concernées |
| Archivage intermédiaire | Conservation pour un motif précis | Accès restreint et justifié |
| Suppression ou anonymisation | Fin de vie de la donnée | Aucun |
L’archivage intermédiaire est la phase la plus oubliée. Une donnée qui n’a plus d’usage courant mais qui doit être conservée pour un motif comptable ou probatoire sort de la base active.
Les durées usuelles en marketing
Un prospect inactif se conserve généralement trois ans à compter du dernier contact. Le consentement aux traceurs se limite à treize mois selon la recommandation de la CNIL. Les pièces comptables suivent leurs propres délais légaux.
Ces repères ne dispensent pas de justifier la durée retenue pour chaque traitement.
Comment tenir une durée de conservation
Par une purge automatique, jamais par une décision manuelle. Une base qui repose sur la bonne volonté d’un salarié conserve tout, indéfiniment.
La purge se documente et se journalise, ce qui constitue la preuve en cas de contrôle.
Ce que la durée ne concerne pas
Les données anonymisées de façon irréversible. Elles sortent du champ du règlement et peuvent être conservées sans limite.
Les confusions fréquentes et ce qui les sépare
- Durée de prescription
- La prescription est un délai juridique au terme duquel une action n'est plus possible. Elle justifie parfois une conservation, sans se confondre avec elle.
- Sauvegarde technique
- Les sauvegardes suivent leur propre cycle. Une donnée effacée de la base active mais conservée en sauvegarde reste soumise à une durée.
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