Registre des traitements
Registre des traitements : recenser ce que vous traitez
Le registre des traitements recense l'ensemble des traitements de données personnelles menés par une organisation. Il documente pour chacun la finalité, les catégories de données, les destinataires et la durée de conservation retenue. Il est exigible à tout moment par l'autorité de contrôle.
Les mentions obligatoires du registre
| Mention | Ce qu’elle précise |
|---|---|
| Finalité | À quoi sert le traitement |
| Catégories de personnes | Clients, prospects, salariés |
| Catégories de données | Identité, contact, comportement |
| Destinataires | Qui reçoit les données, prestataires compris |
| Transferts hors Union | Le cas échéant, avec l’encadrement retenu |
| Durée de conservation | Par catégorie de données |
| Mesures de sécurité | Chiffrement, accès restreints |
La ligne des destinataires est la plus souvent incomplète. Chaque outil qui reçoit des données en est un, y compris ceux que le marketing a installés seul.
Qui doit tenir un registre
Toute organisation qui traite des données personnelles, avec un allègement pour celles de moins de deux cent cinquante salariés. Cet allègement tombe dès que le traitement est régulier, ce qui est le cas de toute activité commerciale.
En pratique, l’exemption ne s’applique presque jamais.
L’usage pratique du registre
Il sert bien au-delà de la conformité. Recenser les traitements fait découvrir des outils oubliés, des données collectées sans usage et des flux vers des prestataires que personne n’avait documentés.
C’est souvent le premier inventaire complet qu’une entreprise ait de ses données.
Ce qu’un registre ne prouve pas
La conformité. Il documente ce qui est fait. Un traitement irrégulier soigneusement inscrit reste irrégulier.
Les confusions fréquentes et ce qui les sépare
- Politique de confidentialité
- La politique s'adresse au public et informe. Le registre est un document interne, destiné à l'autorité de contrôle.
- Analyse d'impact
- L'analyse d'impact évalue les risques d'un traitement particulier. Le registre les recense tous, sans les évaluer.
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